Pendampingan Implementasi E-Arsip Untuk Proyek Infrastruktur Tol
Abstract
The conventional management of archives using physical files at the Jambi-Betung II Toll Road Land Procurement Commitment Making Officer (PPK-PPTJT) agency results in slow document retrieval, a higher risk of data loss, and limited accessibility to important information. This community service initiative aims to enhance the technological skills of human resources at PPK-PPTJT Jambi-Betung II, particularly in electronic archive management. The methods employed involve socialization and technical training on using e-archive applications for four PPK-PPTJT employees. Evaluation was conducted through questionnaires and interviews to assess the participants' improvement in understanding and skills. The results demonstrated a significant increase in participants' capabilities: 25% reported a better understanding of the benefits of e-archives, 75% enhanced their operational application skills, and 25% felt more confident in managing electronic archives. The implementation of e-archives has successfully reduced reliance on physical documents and expedited the toll road land procurement administration process, ultimately increasing the operational efficiency of PPK-PPTJT Jambi-Betung II.
Keywords: e-archive; mentoring; land procurement; archive management
Abstrak: Pengelolaan arsip secara konvensional dengan menggunakan berkas fisik di instansi Pejabat Pembuat Komitmen Pelaksana Pengadaan Tanah Jalan Tol (PPK-PPTJT) Jambi-Betung II menyebabkan lambatnya pencarian dokumen, rentan kehilangan data, dan terbatasnya aksesibilitas terhadap informasi penting. Tujuan pengabdian ini adalah untuk meningkatkan kapasitas sumber daya manusia di PPK-PPTJT Jambi-Betung II dalam hal digitalisasi dan pengelolaan arsip elektronik. Metode yang digunakan meliputi sosialisasi, pelatihan teknis penggunaan aplikasi e-arsip bagi empat pegawai PPK-PPTJT. Evaluasi dilakukan dengan angket dan wawancara untuk mengukur peningkatan pemahaman dan keterampilan empat peserta. Hasil evaluasi menunjukkan peningkatan signifikan: 19% peserta lebih memahami manfaat e-arsip, 31% peningkatan kemampuan operasional aplikasi, dan 25% peningkatan kepercayaan diri dalam pengelolaan arsip elektronik. Penerapan e-arsip berhasil mengurangi ketergantungan pada arsip fisik, mempercepat proses administrasi pengadaan tanah jalan tol, efisiensi ruang penyimpan, dan kemudahan monitoring dan evaluasi proses operasional PPK-PPTJT Jambi-Betung II.
Kata kunci: e-arsip; pendampingan; pengadaan tanah; pengelolaan arsip
References
Ahyar, J., Zainuddin, Z., Maulana, I., & Kurniawan, R. (2021). Optimalisasi Digitalisasi Arsip pada Kantor Mahkamah Syar’iyah. Asia-Pacific Journal of Public Policy, 7(1), 49–67. https://doi.org/10.52137/apjpp.v7i1.62
Amalia, A. T., & Panduwinata, L. F. (2022). Sistem Informasi Manajemen Arsip Elektronik (E-Arsip) Berbasis Microsoft Access terhadap Efektivitas Penemuan Kembali Arsip pada SMKN 4 Surabaya. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP), 10(3), 195–210. https://doi.org/10.26740/jpap.v10n3.p195-210
Gustriansyah, R., Puspasari, S., Sanmorino, A., Suhandi, N., & Antony, F. (2023). Penerapan Aplikasi Laboratorium Untuk Meningkatkan Kualitas Layanan di Puskesmas Gandus. Jurdimas (Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat) Royal, 6(3), 370–375. https://doi.org/10.33330/jurdimas.v6i3.2425
Irawan, M. D., & Simargolang, S. A. (2018). Implementasi E-Arsip pada Program Studi Teknik Informatika. Jurnal Teknologi Informasi, 2(1), 67–84. https://doi.org/10.36294/jurti.v2i1.411
Jeramat, E., Kurnila, V. S., Ningsi, G. P., Nendi, F., Suhardi, F., & Afandi, Y. R. (2024). Pendampingan Pengembangan Perangkat Pembelajaran Matematika Berbasis Differentiated Instruction dalam Mendukung Kurikulum Merdeka di Sekolah Menengah Pertama. JMM (Jurnal Masyarakat Mandiri), 8(4), 3598–3607.
https://doi.org/10.31764/jmm.v8i4.24378jmm
Kiklhorn, D., Wolny, M., Austerjost, M., & Michalik, A. (2020). Digital lifecycle records as an instrument for inter-company knowledge management. Procedia CIRP, 93, 292–297. https://doi.org/10.1016/j.procir.2020.03.062
Nilawati, F. E., Rizal, M., Rachmawanto, E. H., Setiadi, D. R. I. M., & Sari, C. A. (2019). Implementasi E-Arsip untuk Penyimpanan Dokumen Digital pada PT BPD Jateng (Bank Jateng). Techno.Com, 18(4), 299–311. https://doi.org/10.33633/tc.v18i4.2508
Owens, T., & Padilla, T. (2021). Digital sources and digital archives: historical evidence in the digital age. International Journal of Digital Humanities, 1(3), 325–341. https://doi.org/10.1007/s42803-020-00028-7
Permansah, S., Indrawati, C. D. S., Muhtar, M., & Rusmana, D. (2023). Effectiveness of simulation-based learning using “e-archive†technology in the archiving subject vocational school. International Journal of Evaluation and Research in Education (IJERE), 12(3), 1520–1527. https://doi.org/10.11591/ijere.v12i3.25147
Puspasari, S., Gustriansyah, R., Sanmorino, A., Hersilava, D., & Fathurahman, A. (2024). Pendampingan Pemanfaatan Mikroskop Digital dalam Konservasi Koleksi Kain Songket Museum Sultan Mahmud Badaruddin II. I-Com: Indonesian Community Journal, 4(2), 625–632. https://doi.org/10.33379/icom.v4i2.4234
Republik Indonesia. (2018). Peraturan Presiden Republik Indonesia No. 95 tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik. https://peraturan.go.id/files/ps95-2018.pdf
Republik Indonesia. (2021). Peraturan Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pem-bangunan Nasional No. 7 tahun 2021 tentang Penerapan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik. https://peraturan.go.id/files/bn1497-2021.pdf
Rina, L., & Sugiarto, A. (2022). Assistance in management of network-based school administration e-archives (cloud). Abdimas: Jurnal Pengabdian Masyarakat Universitas Merdeka Malang, 7(3), 487–497. https://doi.org/10.26905/abdimas.v7i3.7340
Sanmorino, A., Gustriansyah, R., & Puspasari, S. (2024). Enhancing Elementary Student’s Knowledge Through Web Security Fundamentals Counseling. JMM (Jurnal Masyarakat Mandiri), 8(2), 1851–1858. https://doi.org/10.31764/jmm.v8i1.21724
Wulandari, S., Lestari, A. D., & Fajarianto, O. (2021). Pengunaan Aplikasi Digital Kearsipan pada PAUD Arrahman Desa Karangmangu Kabupaten Cirebon. Abdimas Awang Long, 4(2), 39–44. https://doi.org/10.56301/awal.v4i2.210
